כל התכתבות של האגף בנושא שיטות בנייה חדשות תתועד ותנוהל באופן ממוחשב במערכת מינהל המסמכים. לצורך כך הוגדרה תיקייה ייעודית לכל נושא: 5.6.1 דיווחים תקופתיים של היחידה. 5.6.2 התכתבויות בנושא הרכב צוותי המומחים המבצעים את הבדיקה של שיטות בניה חדשות ואישורן. 5.6.3 חוות דעת של היחידה המגבות את החלטותיה והתייחסויות של האגף בנושא ככל וישנן. 5.6.4 דיווחים שוטפים של היחידה לגבי אישור זמני ליישום שיטה, ושל כל פסילה או אישור של שיטת בנייה חדשה. 5.6.5 פניות בכתב של בעלי שיטות בנייה חדשות: פניות ראשוניות לקבלת מידע, פניות בנושא שביעות/אי- שביעות רצון מהיחידה, ופניות לבירור יתרת המכסה ליישום השיטה העומדת לרשותם. תשובות האגף לכל פניה יהיו בכתב ויתועדו בתיקייה. 5.6.6 בקשות להיתר הכוללות שיטת בנייה חדשה, אשר הועברו לאגף מרשויות רישוי, והתשובות שניתנו לבקשות. 5.6.7 פעילות האגף מול משרדי הממשלה וגופים ציבוריים האחרים, בחלוקה משנית על פי משרד / גוף ציבורי וסוג הפעילות.