יש לדווח לרשות המקומית ולמשרד לחקלאות ופיתוח הכפר על ביצוע העבודות תוך 45 יום ממועד ביצוע העבודה, בטופס המיועד לכך. את הטופס ניתן למצוא ולהוריד מאתר האינטרנט של הועדה בכתובת http://arad.bartech-net.co.il/ptor_heter.aspx ומאתר משרד הפנים – http://bonim.moin.gov.il/Ptor.