תאום וסנכרון בין מחלקות העיריה: לצורך תאום המחלקות ושמירה על האינטרס הציבורי, מהנדס העיר או מי שהוסמך מטעמו יכנס את הגורמים ברשות הרלבנטיים לשיפוט התכנית- בהתאם לפירוט שצוין בגיליון הדרישות בתיק המידע ולפי עניין: מחלקת כבישים (לעניין כניסה לאתר ההתארגנות), אגף נטיעות (לעניין פגיעה בנטיעות), מחלקת בינוי ותחזוקת מוסדות חינוך (לעניין בניה בקרבת מוסדות חינוך וקבלת לוחות זמנים לביצוע דיפון/ חפירה), מחלקת נכסים (לעניין שימוש בקרקע בשטחים ציבוריים), פקיד היערות (לעניין עבודות בקרבת עצים בוגרים) . מחלקת פיקוח על הבניה, מנהל אגף מבני ציבור וכל גורם אחר בהתאם לשיקול דעת מהנדס העיר או מי שהוסמך מטעמו . הגורמים הנ"ל יחתמו על התכנית לפי דרישת מהנדס העיר או מי שהוסמך מטעמו ובכך יאשרו כי אין מניעה למתן אישור תחילת עבודות לפי פורמט זה.
תחולה: בקשות להיתר במרחב התכנון של הוועדה המקומית אשדוד, לפי נוהל ארגון אתר והיערכות לבניה בסמוך למבנה ציבור, בשלב אישור תחילת עבודות, לעניין כינוס הגורמים הרלבנטיים לשיפוט תכנית ארגון האתר.