לקראת פגישת תיאום תכנון עם צוות השימור יש להכין את החומר ברשימה שלהלן : 1) לקבל תיק מידע ולהביאו לפגישה. 2) לקרוא את סעיפי התב"עות הרלוונטיים. 3) לקרוא את תקנות תכנית השימור כדי להכיר את ההוראות. 4) לצלם את התכניות המקוריות של המבנה כולל חזיתות וחתכים ולהביא לפגישה. בתיק הורוד יש לשרטט תכניות אלה באוטוקאד ולהביא על מדיה מגנטית לצורך תיעוד. 5) לצלם את המבנה מכל עבריו כולל פרטים מיוחדים. לצלם את חדר המדרגות על פרטיו. לצלם את השטח סביב המבנה. לצלם את הגגות הקיימות. 6) להכין סט מלא של שרטוטים, תכניות, חתכים, חזיתות כולל תכנית פיתוח של המצב הקיים בשטח כולל סימון כל התוספות הרלוונטיות וכן כל הצנרות גז, טלפון, חשמל, ביוב, מים, מרזבים וכו', מזגנים וכו'. 7) סקיצות של הצעות לתוספות בניה המבוססות על תיק המידע והנחיות התב"עות.